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Cellule Archive et Documentation

CELLULE DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION (CAD) DU CNHU-HKM DE COTONOU

PREAMBULE

Les activités du CNHU de Cotonou lui confèrent les missions suivantes : Soins, Enseignement, Prévention et Recherche afin de lui permettre d’atteindre son objectif principal qui est de soigner les malades.
En matière de Recherche et de Soins, il importe de bien gérer les supports de l’information médicale : les Dossiers et Documents Hospitaliers. Dans ce cadre, la Cellule des Archives et de la Documentation (CAD) du CNHU de Cotonou est le seul compétent pour Centraliser et Gérer les documents reçus ou produits par l’hôpital.

Ses compétences couvrent tous les secteurs de production de dossiers (médicaux et administratifs) du CNHU de Cotonou. Le personnel est soumis au respect strict du secret professionnel en général et du secret médical en particulier.

De manière générale, les Archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçu par toute personne physique ou morale et par tout organisme public ou privé, dans l’exercice de leurs activités.

De ce postulat, les Archives médicales ou hospitalières se particularisent par leur spécificité et leur importance.

HISTIRIQUE

Le dépôt central est en bordure de la voie pavée de l’entrée principale du CNHU. Il fait face à l’unité de scannographie, est érigé à droite en retrait à coté du Centre de Drépanocytose pour enfant.

A l’origine, en 1975-1976, le dépôt était composé de 02 salles dont l’une était utilisée comme magasin. Le responsable des archives du moment était un garçon de salle du nom d’Innocent EGUEY qui partageait la seule salle avec le vaguemestre.

En 1978, la Direction du CNHU, sous l’autorité du directeur Colonel Pascal SAGBO a prit la décision de prolonger et agrandir le dépôt. Les travaux étaient confiés aux agents du CNHU embauchés comme occasionnels sous les ordres d’un maçon de formation Mr DOGBO HOUSSOU Jean. A cet effet, il était aidé des sieurs KATAKA, SOGLO Pascal, TOHOUDO, TOFFA Alexandre …etc.

Les travaux de fondation étaient surtout retardés par le déterrement d’une épave de bateau qui s’était révélé impossible. Donc le dépôt fut construit sur l’épave.

L’agrandissement a adjoint 06 salles de commune dimension et équipées de rayons métalliques. A ce jour, le bâtiment est composé de 09 salles de stockage, de réception et de traitement des documents.
La collecte se faisait par le bon vouloir des services qui venaient déverser les dossiers. Le responsable du moment ne s’en occupait nullement à tel point que les dossiers formaient des tas par terre dans les salles sans aucun traitement. Il a fallut attendre 1988 où le directeur Armand ALAPINI et le staff du CNHU ont prit la décision d’embaucher un spécialiste pour la réorganisation et la bonne gestion des Archives.

Ainsi, par la lettre N° 064 /MTAS/DE/SMP du 10 Mai 1988 suite à la lettre N° 1221/MSP/DGM/CNH-VC/SA du 02 Mai 1988 du CNHU, le Ministère du Travail et de Affaires Sociales mettait à la disposition du Ministre se la Santé Publique un Archiviste.

Avec l’aide de 02 occasionnels, l’archiviste a rendu le dépôt fonctionnel et livré les travaux en Juillet 1989.

Le dépôt fut réceptionné en présence de tous les chefs de services techniques et le staff administratif, la satisfaction du travail bien fait a suscité ces derniers à verser annuellement leurs documents aux Archives.

La production de dossiers du CNHU était estimée en ces années à 1000-3000 dossiers par services techniques. Le versement régulier de dossiers au dépôt a tôt fait de l’engorger.

A ce jour les deux problèmes majeurs du dépôt sont le manque de place et la non adaptation du bâtiment aux normes archivistiques.
Il faut signaler que le dépôt d’Archives a subit des mutations.

- La Note de service N° 1283/MSP/CNHUC/SA du 09 Juin 1988 crée la Section Archives sous la Division Gestion de Malades.
- En Juillet 1995, les activités de la Section des Archives sont complétées par la documentation et la Section est devenue CIF (cellule d’Information et de Formation)

La CIF avait pour vocation d’informer le personnel et lui assurer une formation continue et ou ponctuelle. Dans ces années, hormis le SIM (Service de l’Information Médicale) du CHNYO à OUAGADOUGOU, le BENIN est le deuxième en Afrique sub-sahélienne à avoir une telle structure.

La CIF avait pour missions de maintenir et d’assurer :
— Une formation continue du personnel dans divers domaines en utilisant des supports audiovisuels,
— Une formation en cours d’emploi
— Une couverture en lecture et en recherche,
— La vulgarisation de l’information médicale et administrative,
— La recherche pour une documentation sélective,
— La réalisation d’un journal interne « ECHOS DU CNHU-C »
— La recherche bibliographique,
— La diffusion sélective de l’information.

- La Décision N°040/CNHU-HKM/MSP/DA du 07 Juin 2004 consacre la mutation de la CIF en Cellule des Archives et de la Documentation (CAD) et son transfert du Service Administratif et du Personnel (DGMA) à la Direction Administrative et Financière (DAF).

- La Décision N° 068/CNHU-HKM/MSP/DA du 21 Août 2004 fixe les attributions de la Cellule des Archives et de la Documentation.

MISSIONS ET ATTRIBUTIONS

KPODEHOU Hubert
Chef Cellule des Archives et de la Documentation

Sous cette décision, la Cellule des Archives et de la Documentation réoriente ses missions et attributions. Désormais, elle se doit de :
- Mettre à la disposition des hospitaliers tous les dossiers et renseignements indispensables au fonctionnement quotidien des services administratif, financier, économique, d’hospitalisation et médico - techniques.
- Regrouper, conserver et gérer tous les documents produits par l’hôpital pour une utilisation ultérieure
- Veiller au versement annuel des dossiers produits par tous les services de l’hôpital afin de :

  • Contrôler et de maintenir un classement permanent au niveau du dépôt
  • Permettre aux services d’avoir de la place pour la production ultérieure
  • Contrôler toutes les sorties de dossiers et documents et veiller à leur réintégration dans le fonds.

- Assurer une liaison permanente avec la Direction des Archives Nationales du Bénin

- Étudier en permanence les possibilités d’améliorer les services que le dépôt propose aux hospitaliers et aux usagers.

Par ailleurs elle se doit tant au niveau de son personnel de soutien au dépôt que ses antennes dans les services de :
- Enregistrer toutes les demandes de dossiers provenant des services
-  Effectuer les recherches de dossiers
-  Organiser les recherches des étudiants en médecine
-  Procéder au retour des dossiers sortis
-  Etablir les bordereaux de versement de dossiers aux archives
-  Maintenir un classement régulier au niveau du dépôt
-  Gérer les agendas de rendez vous
-  Sortir les dossiers programmés et les mettre à la disposition des médecins
-  Effectuer de façon journalière le classement des dossiers
-  Suivre le mouvement des dossiers dans le service
-  Préparer annuellement les dossiers à verser au dépôt

De 1990 à 2004 tous les services techniques et les services du staff administratif versaient régulièrement et ce, chaque année, leurs documents au dépôt. Une quinzaine d’année a suffit pour remplir complètement ce dernier.

La masse documentaire que certains services d’hospitalisation produisent par année peut atteindre 2 à 6.000 dossiers. Surtout si on considère que la Pédiatrie, la CUGO, la chirurgie Traumatologique, la chirurgie viscérale et la médecine interne et externe ne produisent pas moins de 3.000 pour les uns et 4.000 à 6.000 pour les autres. Il est parfaitement justifié que l’espace prévu pour abriter les archives s’est révélé insuffisant. La dialectique qui s’est imposée au dépôt d’archives est l’impossibilité d’agrandir l’espace au fur et à mesure de la production des dossiers. Les services qui se trouvent engorgés n’attendent plus la programmation de transfert de leurs dossiers, qui du reste ne se fait plus, pour venir déverser, et ce de force, aux Archives les dossiers qui les encombrent. L’obligation étant faite de les classer, toutes les allées et les espaces libres sont actuellement occupés.

Aujourd’hui, il faut se rendre à l’évidence, le dépôt ne joue plus correctement son rôle. Pour remédier à cet état de fait, des solutions peuvent être envisagées :

1. Faire transférer les archives les plus vieilles vers les archives nationales mais l’espace que ces dernières nous avait réservé pourrait contenir à peine la production de 02 ans de l’hôpital.

2. Faire construire un autre dépôt ou agrandir l’existant.

3. Mettre au pilon les dossiers médicaux les plus vieux. Cette solution est difficile à prendre puisque au vue du code de la sécurité sociale, à son article 489 relatif aux accidents de travail et les maladies professionnelles, par exemple, dispose qu’il faut conserver les documents pendant 100 ans à compter de la date de naissance des intéressés. Pour le dossier médical simple : 90 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé.

De deux choses l’une : soit le CNHU doit arriver à se séparer de certains dossiers qui ne font plus objet de recherche ou qui ont perdu tout caractère intéressant tels que : les fiches administratives des malades, les feuilles nominatives décomptées, les titres de recettes, les supports de dépouillement statistiques…etc

4. Informatiser le dossier médical, ce qui n’empêche pas la conservation du dossier original.

5. Acheter des boîtes d’archives pour bien classer les documents du service Financier

6. Augmenter le nombre de rayons dans certaines salles où les dossiers sont par terre

7. Equiper les trois salles qui font face à la voie pavée de rayonnage pour leur permettre de loger les dossiers de la CUGO et Crèche, de la chirurgie traumatologique et de la pédiatrie qui sont les trois services qui produisent beaucoup de dossiers. Il faut aussi prévoir un espace pour les dossiers du Service des ressources Humaines

8. Recruter des agents pour renforcer le personnel permanent du dépôt

Toutes ces solutions aussi intéressantes soient elles portent en leur sein des contre solutions. Néanmoins force est de constater qu’il faut se résoudre à prendre le taureau par les cornes.

Toutefois il est intéressant de construire un autre dépôt ou agrandir l’existant en tenant compte des possibilités d’extension.

Compte tenu de l’urgence que pose le désengorgement du dépôt il serait intéressant de réactiver les négociations entre la Direction des Archives Nationales et le CNHU – HKM afin d’aboutir à un contrat de versements réguliers des dossiers médicaux pour conservation définitive.

Toutes ces solutions qui viendront faciliter les missions du dépôt d’Archives du CNHU-HKM doivent l’amener progressivement à faire du dossier du malade un et un seul dossier pour le même hôpital. En effet il faut parvenir avec l’intégration de l’outil informatique à regrouper dans un même dossier toutes les informations médicales concernant le même malade au lieu de les disperser dans tous les pavillons où le malade passe.

Le dossier médical à ce moment sera classé selon l’ordre alphabétique et accompagnera ainsi le malade de service en service.
Le domaine de la recherche documentaire n’a pas connu une grande évolution. Il convient de :

1. Mettre en place un budget pour la documentation du CNHU pour abonner l’hôpital à des revues spécialisées et à la documentation sur la gestion hospitalière, le droit et la comptabilité. Il est conseillé, compte tenu du caractère évolutif de la science de ne s’abonner qu’aux périodiques qui publient des articles basés sur les expériences et recherches des praticiens. Chaque catégorie professionnelle a de nos jours sa revue spécialisée. On peut citer en exemple :

- Le Biotechnologiste
- Techniques en Hématologie
- Atlas en couleur de cytologie Hématologique
- La revue de l’infirmière
- Gestion hospitalière…etc.

2. Redynamiser la connexion à l’Internet pour permettre au personnel d’effectuer des recherches documentaires et s’informer sur les nouvelles techniques dans le domaine de la médecine.

3. Prévoir un bâtiment pour la documentation pour enfin avoir une salle de lecture et l’équiper en conséquence pour en faire une salle multimédia. Reconstituer la bibliothèque avec des rayonnages et des présentoirs et la loger dans la salle de recherche documentaire sur Internet. Cette reconstitution s’avère nécessaire et urgente compte tenu du fait que le personnel de l’hôpital s’intéresse beaucoup à la lecture.

Source : CAD - 13 Mai 2013