Service Economique

Marcel Antoine DOMAH
Chef Service Economique

Le Service Economique du CNHU-HKM de Cotonou est placé sous l’autorité directe du Directeur Général Adjoint. Pour bien mener ses attributions, il est organisé et fonctionne de la manière suivante :

I- ATTRIBUTIONS :

Le Service Economique du CNHU-HKM de Cotonou est chargé de :

-  Tout achat et approvisionnement, sauf les achats de médicaments, de fournitures médicales à usage unique, de petits matériels médico-chirurgical stériles et de gaz médicaux ;
-  La réception, la liquidation et le mandatement des factures ;
-  Les fonctions logistiques à savoir : la lingerie, la taillerie, la buanderie, la cuisine, le nettoyage extérieur des bâtiments, le transport et le standard ;
-  L’entretien des bâtiments à travers la plomberie, la maçonnerie, la menuiserie, la peinture, et le froid ;
-  La gestion du patrimoine du CNHU-HKM de Cotonou.

Les diverses attributions du Service Economique du CNHU-HKM de Cotonou ont permis de le doter de l’organisation suivante :

II- ORGANISATION :

Le Service Economique du CNHU-HKM de Cotonou, pour bien mener ses activités regroupe trois divisions à savoir :

-  La Division Approvisionnement (DA)
-  La Division des Sections Auxiliaires (DSA)
-  La Division Garage et Entretien Bâtiments (DGEB)

Chaque division comporte des sections et l’organigramme général du Service se présente comme suit :
III- FONCTIONNEMENT :

Profil :
Le Chef de Service Economique est un cadre supérieur A1, nommé prioritairement parmi les titulaires du diplôme d’Administration Hospitalière Universitaire et d’Intendance. Il doit avoir :
-  au moins 5 années d’expérience professionnelles dans le domaine de la gestion des ressources matérielles et financières,
-  Le sens de responsabilité,
-  La patience,
-  Le sens de l’écoute et de la relation,
-  La capacité à communiquer,
-  L’esprit d’équipe,
-  La rigueur,
-  La disponibilité,
-  La maîtrise de l’outil informatique,
-  L’esprit d’analyse et de synthèse,
-  Le sens de l’initiation et de l’anticipation
-  La capacité à produire les résultats de qualité dans les délais impartis.

Mission du poste :
Placé sous l’autorité du Directeur Général Adjoint, le Chef de Service Economique en liaison fonctionnelle avec l’Agence Comptable et tous les autres Services du CNHU-HKM, coordonne les activités des trois divisons qui sont placées sous sa responsabilité et dont il rend compte du fonctionnement à la Direction Générale.

A ce titre, Il reçoit de la Direction Générale :
-  Les expressions de besoins venant de tous les Services du CNHU-HKM de Cotonou ;
-  Les factures déposées par les fournisseurs et prestataires.

Le Chef Service Economique, sur la base des expressions de besoins reçues, élabore un plan d’approvisionnement et demande aux fournisseurs des factures pro formas qu’il transmet à la Division Approvisionnement.

III – 1 - Division Approvisionnement :

Poste :
Le Chef de Division Approvisionnement placé sous l’autorité du Chef de Service Economique, supervise les activités des Sections Achat, Magasin Central et Magasin Dialyse qui relèvent directement de sa responsabilité.
En cette qualité, il assure la supervision de :

-  Toutes les commandes en établissant des bons de commande à la signature du Chef Service Economique et du Directeur Général ;
-  La livraison effective des produits commandés dans les magasins appropriés ;
-  La gestion de stock du magasin central ;
-  L’établissement trimestriel du point des engagements de dépenses ;
-  La liquidation, le mandatement de toutes les factures qui lui sont transmises
-  L’enregistrement et la transmission à l’Agent Comptable (AC), des factures liquidées et des mandats signés par le Directeur Général du CNHU-HKM de Cotonou.

Profil :
Le Chef de Division Approvisionnement doit être titulaire d’un diplôme d’Attaché ( e ) d’Administration Hospitalière Universitaire et d’Intendance (AHUI) ou d’attaché ( e ) des Services Financiers (ASF) au moins, ou à défaut être employé de bureau qualifié (EBQ).

Il doit avoir :
-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM,
-  Une aptitude à travailler sous pression,
-  Des qualités d’organisation et de communication,
-  L’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  La capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

La Division Approvisionnement est composée de trois sections :

a) Section Achat :

Poste :
Le Chef de Section Achat est chargé de :
-  Etablir les bons de commande sur la base des factures pro formas qu’il reçoit du Chef de Division Approvisionnement,
-  Préparer la liquidation des factures,
-  Mandater les factures,
-  Enregistrer les mandats signés et les factures liquidées par le Directeur Général.

Profil :
Le Chef de Section Achat doit être titulaire d’un BAC (EBQ), ou à défaut être employé de bureau (EB) et doit avoir :
-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM
-  une aptitude à travailler sous pression,
-  des qualités d’organisation et de communication,
-  l’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  la capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

b) Section Magasin Central :
Poste :
Le Chef de Section Magasin Central est chargé de la gestion de tous les produits commandés par le Service Economique, à l’exception à ce jour des produits de laboratoires et de dialyse.
A cet effet, il est tenu d’assurer :
-  La disponibilité des produits au magasin central,
-  La réception et le stockage des produits commandés
-  La mise à jour des fiches de stocks,
-  La mise à jour des livres d’entrée et de sortie des stocks
-  La réception des bons de sortie signés par le Chef de Service Economique ou par le Chef de Division Approvisionnement,
-  La mise à disposition des Services demandeurs, des produits de bonne qualité.

Profil :
Le Chef de la Section Magasin Central est choisi parmi les agents titulaires du BAC (EBQ), ou à défaut être employé de bureau (EB)

Il doit avoir :
-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM
-  une aptitude à travailler sous pression,
-  des qualités d’organisation et de communication,
-  l’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  la capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

c) Section Dialyse :

Poste :
Le Chef de Section de la Dialyse est chargé de la régularité des séances de dialyse. A cet effet, il assure :
-  L’établissement trimestriel des projets de devis des dialysés,
-  La commande trimestrielle des kits de kits,
-  La gestion du magasin des stocks de kits,
-  La mise à disposition régulière des kits de dialyse à la disposition du Surveillant du Service d’Hémodialyse

Profil :
Le Chef de Section de la Dialyse doit être titulaire de BAC (EBQ) et doit avoir :

-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM
-  une aptitude à travailler sous pression,
-  des qualités d’organisation et de communication,
-  l’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  la capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

III – 2 - Division des Sections Auxiliaires :
Poste :
Le Chef de Division des Sections Auxiliaires placé sous l’autorité du Chef de Service Economique, supervise les activités des Sections Cuisine, Standard, Buanderie Taillerie Lingerie et Surveillance Générale qui relèvent directement de sa responsabilité.

Profil :
Le Chef de Division des Sections Auxiliaires doit être titulaire d’un diplôme d’Attaché ( e ) d’Administration Hospitalière Universitaire et d’Intendance (AHUI) ou d’attaché ( e ) des Services Financiers (ASF) au moins, ou à défaut être employé de bureau qualifié (EBQ).

Il doit avoir :
-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM,
-  Une aptitude à travailler sous pression,
-  Des qualités d’organisation et de communication,
-  L’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  La capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

La Division des Sections Auxiliaires est composée de quatre Sections.
a) Section Standard :

Poste :
Le Chef de Section reçoit et transmet aux intéressés, les appels venant de l’extérieur comme de l’intérieur du CNHU-HKM.

Il assure la régularité de la communication à l’intérieur du CNHU-HKM.

Le Chef de Section doit être titulaire de BAC (EBQ), ou à défaut être employé de bureau (EB) et doit avoir :
-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM
-  une aptitude à travailler sous pression,
-  des qualités d’organisation et de communication,
-  l’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  la capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

b) Section Cuisine :

Profil :
Le Chef de Section appelé encore "Dépensier" est chargé d’assurer les repas aux malades hospitalisés et au Personnel de garde du CNHU-HKM.

-  Il détient à cet effet :
• Les plannings de garde du Personnel soignant,
• L’effectif journalier des malades,
-  Il établit le planning et le menu des rations alimentaires,
-  Il coordonne avec le magasinier de la cuisine la livraison des repas à temps par les services traiteurs pour être servis aux malades et Personnel de garde au plus tard à 12 h 30 mn et à 19 h.

Profil :
Le Chef de Section Cuisine doit être titulaire de BAC (EBQ), ou à défaut être employé de bureau (EB) et doit avoir :
-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM
-  une aptitude à travailler sous pression,
-  des qualités d’organisation et de communication,
-  l’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  la capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

c) Section Taillerie, Buanderie, Lingerie :

Poste :
Le Chef de Section assure et supervise :
-  la confection des blouses, des champs opératoires, des bottes, des draps
-  le nettoyage des blouses, des champs opératoires, des bottes, des draps

Profil :
Le Chef de Section doit être titulaire de BAC (EBQ), ou à défaut être employé de bureau (EB) et doit avoir :
-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM
-  une aptitude à travailler sous pression,
-  des qualités d’organisation et de communication,
-  l’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  la capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

d) Section Surveillance Générale :

Poste :

Le Surveillant Général du CNHU-HKM est placé sous l’autorité du Chef de Division des Sections Auxiliaires.

Il exerce les fonctions de :
-  Gardien du patrimoine du CNHU-HKM,
-  Nettoyage de la cour, des espaces verts et de l’extérieur des bâtiments du Centre.

Profil :
Le Surveillant Général doit être titulaire de BAC (EBQ), ou à défaut être employé de bureau (EB) et doit avoir :
-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM
-  une aptitude à travailler sous pression,
-  des qualités d’organisation et de communication,
-  l’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  la capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

III – 3 - Division Garage et Entretien Bâtiment :
Poste :

Le Chef de Division Garage et Entretien Bâtiment, placé sous l’autorité du Chef de Service Economique, supervise les activités des Sections Garage, Froid et Entretien Bâtiment qui relèvent directement de sa responsabilité.

Profil :
Le Chef de Division Garage et Entretien Bâtiment doit doit être titulaire d’un diplôme d’Attaché ( e ) d’Administration Hospitalière Universitaire et d’Intendance (AHUI) ou d’attaché ( e ) des Services Financiers (ASF) au moins, ou à défaut être employé de bureau qualifié (EBQ).

Il doit avoir :
-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM,
-  Une aptitude à travailler sous pression,
-  Des qualités d’organisation et de communication,
-  L’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  La capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis

a) Section Garage :

Poste :

Le Chef de la Section Garage est chargé de :

-  Réglementer l’utilisation des véhicules,
-  Veiller à la mise en forme des véhicules,
-  Veiller à la mise à jour des certificats de visite technique et de l’assurance des véhicules,
-  Réglementer l’utilisation du park automobile du CNHU-HKM,
-  Informer le Chef de Service Economique de l’état de fonctionnement des véhicules

Profil :
Le Chef de la Section Garage doit être titulaire d’un DTI, option Mécanique Générale ou à défaut être un Mécanicien Chauffeur Spécialisé et doit avoir :

-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM
-  une aptitude à travailler sous pression,
-  des qualités d’organisation et de communication,
-  l’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  la capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

b) Section Entretien Bâtiment :
Poste :
Le Chef de Section Entretien Bâtiment est chargé de :

-  Veiller à la bonne coordination entre le Ministère de la Santé et le CNHU-HKM pour les travaux de construction,
-  Tenir l’inventaire des bâtiments du CNHU-HKM,
-  Assurer le suivi des travaux de construction dans l’Hôpital,
-  Assurer l’entretien quotidien des bâtiments du CNHU-HKM, de même que les résidences,
-  Assurer les réparations de plomberie, de menuiserie, maçonnerie des bâtiments
-  Assurer le bon fonctionnement des toilettes et douches des bâtiments.

Profil :
Le Chef de Section Entretien Bâtiment doit être titulaire d’un DTI, Option Génie Civil ou à défaut un maçon spécialisé et doit avoir :

-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM
-  une aptitude à travailler sous pression,
-  des qualités d’organisation et de communication,
-  l’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  la capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

c) Section Froid :
Poste :
Le Chef de Section Froid assure :

-  Le programme de maintenance des climatiseurs et réfrigérateurs,
-  La tenue des fiches d’intervention et de suivi de l’entretien des climatiseurs,
-  Le respect des clauses contractuelles convenues avec les prestataires de services.

Profil :
Le Chef de Section Froid doit être titulaire d’un DTI, Option Froid ou à défaut être un Frigoriste spécialisé et doit avoir :

-  5 ans d’expérience et de pratique au CNHU-HKM
-  une aptitude à travailler sous pression,
-  des qualités d’organisation et de communication,
-  l’esprit d’initiative et faire preuve de professionnalisme,
-  la capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis.

REMARQUES :

Division des Sections Auxiliaires :

Certaines Sections de cette Division nous interpellent quant à la nouvelle mission à leur donner compte tenue de l’expérience d’externalisation en cours.

a) Section Cuisine :
Faut-il maintenir encore dans l’organigramme du CNHU-HKM la Section Cuisine ?

Par mesure de prudence, nous suggérons en attendant l’évaluation au bout d’un an de l’expérience d’externalisation en cours avant de décider de maintenir ou non cette Section dans l’organigramme.

Au cas où l’expérience d’externalisation serait avantageuse, on la supprime.
Dans le cas contraire, on la maintient, mais en aménageant sa fonction actuelle.
Ainsi, on poursuit le réaménagement des locaux de la Cuisine en cours en vue de sa modernisation.

L’Administration pourra alors, à partir d’un cahier de charge concéder la gestion de la Cuisine à tiers qui versera à l’Hôpital des ristournes.

La gestion en concession a l’avantage de procurer à l’Hôpital des ressources sans que celui-ci soit obligé d’engager encore des dépenses.

Mais, il va falloir avoir le courage de faire le choix de :
-  Supprimer les repas aux malades qui pourront se restaurer sur fonds propres auprès de la Cuisine,
-  Allouer des primes d’alimentation au Personnel de garde.

d) Section Taillerie, Buanderie, Lingerie :
Ici, il va falloir supprimer la taillerie à cause de la faiblesse de son utilité dans le fonctionnement de l’Hôpital et externaliser cette fonction.

Par contre, compte tenu de ce est dépensé pour le lavage des draps pour (environ 1 000 000 F CFA le mois), de la spécificité et de la délicatesse du nettoyage des champs opératoires, des bottes, nous suggérons que les machines soient réparées et que cette Division Buanderie, Lingerie soit revitalisée et rendre plus fonctionnelle.